ERP-Systeme sind Taktgeber effizienter Prozesse und gerade aus modernen Immobilienverwaltungen nicht mehr wegzudenken. Doch der Markt ist in Bewegung. Welche Anbieter haben im Rennen um Funktionen, Schnittstellen und KI-Integration die Nase vorn?
„Operatives Nervenzentrum“ nennt Marcel Haag das ERP-System, mit dem er und seine 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Vewa Hausverwaltung GmbH knapp 5.000 Immobilien in der Region Stuttgart betreuen. Es bündelt Buchhaltung, Zahlungsströme und Stammdaten, steuert Vorgänge von der Heiz- und Jahresabrechnung bis zur Eigentümerversammlung – und verknüpft diese mit Banken, Drittsystemen und Portalen.
Der Name „Enterprise Resource Planning“ verrät den Kern: ERP-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, Ressourcen optimal zu planen, zu steuern und zu verwalten. In der Immobilienbranche bedeutet das im Idealfall einen durchgängigen Prozess vom Rechnungseingang bis zum geprüften Abschluss – mit klaren Rollen, Rechten und vollständiger Datenhistorie.
Was Verwaltungen erwarten
Dabei beweist sich der Wert eines Systems im täglichen Einsatz: In den Büros der Immobilienverwaltungen, zwischen Rechnungseingang, Eigentümerversammlung und Support-Hotline. Dorthin muss man schauen, wenn man den Wettbewerb um Marktanteile verstehen will. Denn da wird er gewonnen oder verloren.
Dutzende Gespräche, die imo für diese Titelgeschichte mit Verwalterinnen und Verwaltern aus Süddeutschland geführt hat, zeigen, dass aktuell nur wenige von ihnen voll und ganz mit der eingesetzten Software zufrieden sind. Einige liebäugeln sogar offen mit einem Anbieterwechsel. Dabei gleicht die Suche nach der passenden Softwarelösung einem Gang durch dichtes Unterholz: Produktbeschreibungen lesen sich ähnlich, eine klingt vielversprechender als die andere – und die entscheidenden Unterschiede verstecken sich häufig im Detail oder im Kleingedruckten.
Eindeutiger wird es, wenn man die Verwaltungen nach ihren Erwartungen an ein geeignetes ERP-System befragt. „Ein ERP-System sollte alle zentralen Aufgaben abbilden: von der Eigentümerverwaltung über die Heizkostenabrechnung bis hin zu Protokollen und Beschlusssammlungen. Verwalter brauchen ein durchdachtes Rundum-sorglos-Paket, das sämtliche Prozesse auf einer Plattform bündelt“, bringt es Tanja Büttner von der Scholtz Quartiermanager GmbH & Co. KG aus Gärtringen bei Stuttgart auf den Punkt.
Hausverwalter Claus Hamann aus Reutlingen sieht es ganz ähnlich: „Wir brauchen ein Tool, das nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Terminverwaltung und die Organisation, sprich die gesamte Verwaltung des Objekts, abdecken kann. Im besten Fall wird beispielsweise bei Ankündigung einer Aufzugreparatur durch die ausführende Firma direkt eine Mitteilung an alle Bewohner gesendet.“
Für Christina Würl von der Mainzer ImServ GmbH steht die Benutzerfreundlichkeit von ERP-Systemen im Vordergrund. Michael Sachs, der für Matera Eigentümergemeinschaften in der Region Stuttgart betreut, legt ebenfalls Wert darauf, dass das System intuitiv bedienbar ist, mit kurzen Wegen zu den wichtigsten Informationen – etwa Telefonnummern oder E-Mail-Adressen. Außerdem ist Sachs wichtig, dass Inhalte intelligent miteinander verknüpft sind: „Wenn ich weiß, dass es einen Wasserschaden gab und bereits ein Handwerker beauftragt wurde, dann will ich das auf einen Blick sehen – inklusive Historie, Kontakt und den nächsten Schritten. Ich möchte nicht lange suchen, sondern direkt weiterarbeiten können.“
Ein Dauerbrenner-Thema, das viele Verwaltungen zudem umtreibt, sind Eigentümerversammlungen – und die Frage, wie diese effizienter organisiert werden können. Seit dem vergangenen Herbst sind digitale und hybride Formate erlaubt, was viele als große Entlastung empfinden. Moderne ERP-Systeme automatisieren hier Einladungen, Vollmachten, Tagesordnungen und die digitale Abwicklung von Abstimmungen, Beschlüssen und Protokollen. Mehrere Fachleute beschreiben, dass sich so pro Versammlung einige Stunden Arbeitszeit einsparen lassen – Zeit, die an anderer Stelle dringend gebraucht wird.
Aus der Nähe von München berichtet Andreas Reich, Geschäftsführer einer WEG-, Miethaus-, Gewerbemiet- und Sondereigentumsverwaltung, dass fürihn vor allem die Flexibilität und die Schnittstellen-Kompatibilität zählt: „Ich möchte Module zuschalten können, wenn mein Unternehmen wächst oder sich der Markt verändert – ohne gleich das ganze System wechseln zu müssen.“ Ein Wunsch, der laut Reich auch vielen anderen Immobilienverwaltern aus der Seele spricht.
Marktlage und Wechselbereitschaft
Die Erfahrungsberichte süddeutscher Verwalterinnen und Verwalter decken sich mit Ergebnissen des aktuellen Verwalter-Monitors zur Zukunft von ERP-Systemen. Die Branchen-Befragung des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland e.V. (VDIV) zeigt: Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Sicherheit stehen ganz oben auf der Wunschliste. Rund zwei Drittel der befragten Verwaltungen sehen den größten Nutzen in der Automatisierung administrativer Prozesse, gefolgt von besserer Kundenkommunikation und der Möglichkeit, gesetzliche Änderungen ohne großen Anpassungsaufwand umzusetzen.
Auffällig ist zudem: Obwohl es einige dominante Anbieter gibt, bleibt das Marktbild fragmentiert – zahlreiche Lösungen teilen sich die Aufmerksamkeit, von etablierten Komplettsystemen bis zu schlanken Nischenanwendungen.
Trotz grundsätzlich befriedigender Zufriedenheitswerte (im Schnitt Note 2,8) denkt fast die Hälfte aktiv über einen Wechsel nach oder könnte ihn sich vorstellen. Viele schauen abwartend auf die Marktentwicklung. Hinter der Nervosität stehen konkrete Sorgen: 46,1 Prozent stellen die Innovationskraft ihres Anbieters in Frage; steigende Kosten und nachlassender Service folgen als weitere Schmerzpunkte.
Bei den konkreten Motiven der wechselwilligen Verwalterinnen und Verwalter liegt „bessere Funktionalität“ vorn (54,8 Prozent), dicht gefolgt von der Integration von KI (46,1 Prozent) und der optimierten Einbindung in bestehende Systeme (38,7 Prozent). Gleichzeitig schätzen Verwaltungen den Aufwand eines Wechsels als Herausforderung ein: Zeitlich sehen knapp zwei Drittel einen hohen, jede fünfte Verwaltung sogar einen nahezu unzumutbaren Aufwand; monetär stuft knapp die Hälfte die Hürde als hoch ein.
Besorgte Branche
Noch vor wenigen Monaten schienen die Hürden gegenüber möglichen Wechselabsichten noch höher zu sein. Dann aber wurde der ERP-Wettbewerb in seinen Grundfesten erschüttert. Im Juni des vergangenen Jahres übernahm Branchenprimus Aareon die Haufe-Lexware Real Estate AG samt der Systeme Axera und Wowinex. Als nur wenige Tage später der Verkauf von Aareon an die Finanzinvestoren TPG und CDPQ bekannt wurde, war die Verunsicherung in der Branche mit Händen zu greifen. Die Befürchtung, kurzfristige Renditeorientierung könne zulasten langfristiger Stabilität gehen, machte sich breit. Und die vielen kritischen Stimmen fühlten sich bald schon bestätigt, als Aareon die Einstellung von Axera aus wirtschaftlichen Gründen bekannt gab. Und die Einkaufstour geht weiter: Hausperfekt wurde im August 2024 übernommen. Der Branche spekuliert. Wer ist der Nächste?
Generalisten, Spezialisten und Newcomer
Heute fragt man sich in vielen Verwaltungen, ob das genutzte ERP-System wettbewerbsfähig und zukunftssicher ist oder nicht. Welche Funktionalitäten werden bereitgestellt? Wie steht es um die Integration von KI-Lösungen und trägt das System den aktuellen gesetzgeberischen Anforderungen Rechnung?
Wer genauer hinsieht, merkt schnell: Was die technologische Ausrichtung, den Funktionsumfang und die KI-Reife angeht, unterscheiden sich die verschiedenen Lösungen auf dem Markt teils deutlich. Sucht eine Immobilienverwaltung heute nach einem passenden ERP-System, landet sie schnell im digitalen Basar der Möglichkeiten. Mehr als 50 verschiedene Lösungen sind mittlerweile allein in Deutschland im Einsatz.
Neben Aareon setzen weitere etablierte Anbieter wie die Domus Software AG oder die Immoware 24 GmbH auf umfassende Systemlandschaften, die nahezu jede Aufgabe einer Verwaltung abdecken: Objektbuchhaltung, Dokumentenmanagement, Eigentümerkommunikation, digitale Versammlungen, Reporting. Diese Plattformen wirken wie die großen Generalunternehmer im Bau – alles aus einer Hand, dafür mit entsprechend komplexen Strukturen und oft hohen Anpassungsanforderungen.
Daneben gibt es Anbieter, die den Fokus gezielt auf ihr Alleinstellungsmerkmal legen: Die Hausbank München eG etwa rückt die direkte Integration von Bankprozessen in den Vordergrund. Um ihre Marktposition auszubauen und sich strategisch weiterzuentwickeln, hat sie im Jahr 2024 Giesse und Partner, einen etablierten Anbieter im Bereich der Hausverwaltungssoftware, übernommen.
Und dann sind da noch die Newcomer: Junge Anbieter wie die Easimo GmbH bringen frischen Wind in den Markt – mit intuitiven Cloud-Oberflächen und offenen Schnittstellen für eine reibungslose Anbindung an andere Anwendungen. Laut VDIV-Branchenbarometer nutzen Hausverwaltungen Softwarelösungen aus dem Hause Aareon am häufigsten, auf den Plätzen zwei und drei rangieren Domus und Immoware. Dahinter folgen unter anderem die Lösungen von Impower, der Hausbank und Easimo.
Vanessa Böckstiegel, CEO & Co-Founder der Easimo GmbH, positioniert sich klar: „Viele ERP-Systeme von heute lösen die Herausforderungen von gestern. Was fehlt, ist der Mut, neu zu denken – nicht zu überarbeiten. Nur wenn Prozesse konsequent Ende-zu-Ende gedacht sind, kann KI ihre Stärke entfalten: entlasten, automatisieren, mitdenken. Ein umgebauter Benziner wird nie ein echtes Elektroauto. Wer echte Prozessintelligenz will, braucht neue Architektur, statt alter Kompromisse.“
KI-Sturm wirbelt Wettbewerb auf
Während Newcomer also frischen Wind in die Branche bringen, rauscht mit der Künstlichen Intelligenz seit geraumer Zeit ein regelrechter Sturm durch die ERP-Landschaft. KI fegt nicht nur alte Routinen hinweg, sondern baut gleich neue Infrastrukturen auf, verschiebt Machtverhältnisse und verändert das Klima, in dem sich Verwaltungen und Anbieter bewegen. Was eben noch wie ferne Zukunftsmusik klang, dröhnt nun als laute Gegenwart ins Ohr – und lässt selbst hartgesottene Marktakteure umdenken. Bereits heute übernimmt die Technologie repetitive Aufgaben zuverlässig, prognostiziert Marktveränderungen präzise, optimiert Wartungszyklen und personalisiert die Kommunikation mit Eigentümerinnen und Eigentümern und der Mieterschaft automatisch.
Kein Wunder also, dass derzeit fast ein Viertel aller Verwaltungen KI-basierte Tools einsetzt, weitere 45 Prozent planen ihren Einsatz. Das zeigt der VDIV-Verwaltermonitor zur KI in der Immobilienverwaltung aus dem vergangenen Jahr. Besonders großes Potenzial sehen viele in der Optimierung der Kundenkommunikation und in der Automatisierung administrativer Prozesse – etwa der digitalen Verarbeitung von Rechnungen oder der automatischen Klassifizierung von Service-Tickets.
„ERP-Systeme werden meiner festen Überzeugung nach auch weiterhin Dreh- und Angelpunkt der digitalen Verwaltung bleiben. Allerdings wird sich die Art und Weise, wie Verwaltungen mit diesen Systemen arbeiten, künftig grundlegend verändern. Unsere Aufgabe als Softwareentwickler ist es dabei, die technischen Möglichkeiten von morgen idealerweise schon heute mitzudenken“, erklärt Stephanie Kreuzpaintner, CEO der Domus AG. Diesen Gedanken ergänzt Ronny Selzer, Geschäftsführer der Immoware24 GmbH: „Wir haben neue Technologien, wie zum Beispiel KI, immer im Blick, um diese sinnvoll in die Software zu implementieren– für mehr Effizienz im Verwalteralltag.“
Michael Dietzel, Generalbevollmächtigter der Hausbank München eG und Geschäftsführer der Giesse und Partner Software GmbH, betont, dass die Technologie dann ihre volle Wirkung entfaltet, wenn sie gezielt und sicher in die Software integriert ist – mit höchstem Datenschutz in einem deutschen Rechenzentrum. „An der richtigen Stelle eingesetzt, kann sie die Arbeit von Hausverwaltungen deutlich beschleunigen und vereinfachen. Routineaufgaben laufen automatisch, Statistiken und Auswertungen geben einen klaren Überblick. Dadurch kann sich der Hausverwalter in Zukunft noch stärker auf die komplexen und kreativen Seiten seines Berufs konzentrieren“, so Dietzel. Thomas Klews, CEO der Impower GmbH, sieht es ähnlich: „KI ersetzt keine Verwalter, verschiebt jedoch bereits die Schwerpunkte: Routineaufgaben werden automatisiert, damit Verwalter mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt – Entwicklung und Wachstum.“
Grenzen der Automatisierung
Trotz aller Chancen hat die vermeintliche Heilsbringerin KI auch klare Grenzen – darin sind sich Anbieter und Verwalter einig. In prüf- und revisionspflichtigen Bereichen wie der Buchführung sehen viele kaum Spielraum für rein autonome Entscheidungen. Aareon-Chef Harry Thomsen mahnt im Gespräch mit imo (ab Seite 14), dass für Systeme mit tiefem regulatorischem Bezug weiterhin menschliche Kontrolle unerlässlich sei. Auch die Verwalterinnen und Verwalter sind vorsichtig. Michael Sachs warnt davor, dass KI Entscheidungen treffen könnte, ohne ausreichend nachvollziehbar zu sein. Tanja Büttner aus Gärtringen und Andreas Kohout von der K&M Hausverwaltung GmbH aus Lorch ergänzen, dass viele Mieterinnen und Mieter einen hohen Automatisierungsgrad grundsätzlich ablehnen. Persönlicher Kontakt bleibe deshalb auch in Zukunft ein Wettbewerbsvorteil.
„Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck“, warnt Vanessa Böckstiegel von Easimo. „In der Immobilienverwaltung geht es nicht darum, KI als Buzzword zu bedienen, sondern sie sinnvoll einzubetten.“ Nur wenn Prozesse klar, integriert und automatisierbar seien, könne KI und Automatisierung generell echten Mehrwert liefern – und dort ansetzen, wo der Druck im Alltag am größten ist.
Was bedeutet die aktuelle Marktlage für Verwalterinnen und Verwalter, die auf der Suche nach einem (neuen) ERP-System sind? Entscheidend ist ein strategischer Auswahlprozess. Am Anfang steht eine präzise Bestandsaufnahme der eigenen Abläufe: Welche Prozesse müssen abgebildet werden, wo liegen Engpässe, welche Schnittstellen sind unverzichtbar? Ebenso wichtig ist die Bereinigung der Datenbasis – nur vollständige und konsistente Stammdaten sichern einen reibungslosen Betrieb. Ingo Wagner, Digitalexperte und Inhaber von DerdigitaleVerwalter.de GmbH empfiehlt seinen Kolleginnen und Kollegen: „Bevor Verwaltungen über einen Wechsel ihres ERP-Systems nachdenken, sollten sie genau prüfen, wie stark das bestehende System eigentlich ist – oft sind viele Funktionen gar nicht bekannt oder genutzt. Besonders wichtig ist dabei die Frage der Konnektivität: Nur ein ERP, das sich nahtlos mit Dienstleistern und anderen Tools vernetzen lässt, wird den zukünftigen Anforderungen gerecht“.
Grundsätzlich gilt es, Schnittstellenszenarien realistisch zu prüfen – von API-Kompatibilität über Dritt-
systeme bis zu Bankenanbindungen. Vor dem Rollout empfiehlt sich ein Pilotbetrieb mit echten Daten, um Schwachstellen früh zu erkennen und Anpassungen rechtzeitig umzusetzen. Vertragsdetails wie Service-Level-
Agreements, Datenexport-Optionen oder Unterstützung bei einer möglichen Migration gehören ebenfalls auf den Prüfstand.
Auch der Einsatz von KI sollte bewusst bewertet werden: Wo spart sie Zeit, wo ist zwingend menschliche Kontrolle erforderlich? Wer diese Fragen konsequent beantwortet, findet eher eine Lösung, die nicht nur heute passt, sondern auch künftigen Entwicklungen standhält.
In einem Markt, der sich schneller dreht als viele Prozesse, ringen Generalisten, Spezialisten und Newcomer um die Pole-Position. Wer am Ende die Nase wirklich vorn hat, entscheidet sich nicht allein an der Feature-Liste, sondern daran, welches System den Arbeitsalltag der Verwalterinnen und Verwalter spürbar leichter, sicherer und verlässlicher macht. Das Rennen machen die Anbieter, die Technik, Praxisnähe und Vertrauen überzeugend verbinden. Für die Branche heißt das: gut vorbereiten, klug testen, bedacht entscheiden – so wird aus dem Wettlauf der Systeme ein Gewinn für alle Beteiligten.
(Bildquelle: imo – Das Fachmagazin für die Immobilienwirtschaft)
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