Oliver Luttmann, Geschäftsführer der Aareon Deutschland GmbH, über KI in der Betriebskostenabrechnung, neue Anforderungen an das Prozessmanagement und die Zukunft von Software in der Wohnungswirtschaft.
Mehr als 40 KI-Agenten bietet Aareon bereits für Prozesse rund um die Betriebskostenabrechnung. Im Gespräch mit Rainer Frick erklärt Oliver Luttmann, wie KI die Arbeit in der Wohnungswirtschaft verändern kann, warum die Datenqualität entscheidend bleibt und wohin sich wohnungswirtschaftliche Software entwickelt.
Herr Luttmann, Aareon setzt bei der Betriebskostenabrechnung auf KI. Gibt es bereits messbare Zeitersparnisse?
Oliver Luttmann: Ja. In der Betriebskostenabrechnung arbeiten inzwischen mehr als 40 KI-Agenten, die den Prozess orchestriert unterstützen. Unser Gedanke war dabei repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren – zum Beispiel die Vorverteilung – und Mitarbeitende dadurch zu entlasten. Sie können sich dann stärker um andere Aufgaben kümmern.
An entscheidenden Stellen behält der Mensch dabei weiterhin die Kontrolle. Mitarbeitende prüfen die Ergebnisse, wo es erforderlich ist. Die KI soll die Arbeit auf ein höheres Qualitätsniveau bringen und Menschen von Aufgaben entlasten, die viel Zeit kosten und zugleich fehleranfällig sein können.
Kann KI damit auch die Betriebskostenabrechnung fehlerfrei machen?
Die Qualität einer Abrechnung hängt weiterhin wesentlich von der Datenqualität im Unternehmen ab. Auch hier kann KI unterstützen. Sie kann aber keine verlässliche Abrechnung aus einer unzureichenden Datenbasis erzeugen. Unser Ansatz ist zunächst, bestehende Prozesse zu vereinfachen. Die Qualität wird dadurch nicht automatisch perfekt; sie kann sich aber verbessern, wenn die Daten stimmen und die Prozesse gut aufgesetzt sind.
Wie verändert generative KI den Umgang der Mieterinnen und Mieter mit ihrer Abrechnung?
Eine Betriebskostenabrechnung ist für viele Menschen schwer verständlich. Schon heute können Mieterinnen und Mieter ein Dokument in ein KI-System eingeben und nach möglichen Fehlern suchen lassen. Selbst wenn die Abrechnung korrekt ist, kann das System mögliche Beanstandungen formulieren und gleich einen passenden Beschwerdetext erstellen.
Ich gehe deshalb davon aus, dass die Zahl der Rückfragen deutlich steigen kann. Wohnungsunternehmen müssen sich darauf einstellen, Rückmeldungen schneller und in größerer Zahl bearbeiten zu können.
Unsere Lösung kann dabei helfen, Abrechnungen gesammelt zu versenden und zugleich auf mögliche Rückfragen vorbereitet zu sein. Manche Unternehmen geben Abrechnungen heute noch in mehreren Wellen heraus, um Rückläufer dazwischen bearbeiten zu können. Wenn Prozesse stärker automatisiert sind, kann sich diese Vorgehensweise verändern.
Wie können Mitarbeitende bei dieser Entwicklung mitgenommen werden?
Entscheidend ist die Botschaft: Die KI nimmt euch zeitfressende, wenig spannende Aufgaben ab und gibt euch die Möglichkeit, eure Arbeit neu zu priorisieren. Es geht darum, Mitarbeitende zu unterstützen und ihnen mehr Raum für anspruchsvollere Tätigkeiten zu geben.
Aareon unterscheidet bei den KI-Funktionen zwischen AAVA, RIVAA und KIAAN. Was steckt hinter den Namen?
Wir arbeiten in drei großen Geschäftsfeldern: klassische Wohnungswirtschaft, gewerbliche und gemischt-gewerbliche Immobilien und Immobilienverwaltung. Damit Kundinnen und Kunden die Funktionen leichter zuordnen können, haben wir unterschiedliche Namen eingeführt: AAVA steht für das klassische Wohnungsbusiness, RIVAA für Gewerbe und KIAAN für Verwaltung. So ist auf den ersten Blick klar, für welchen Bereich eine Funktion gedacht ist.
Mit easimo haben Sie Ihr Angebot für Verwaltungen erweitert. Wie ergänzt die Lösung das bestehende Portfolio?
Wir haben in den letzten JahrenSysteme übernommen, die viele Unternehmen weiterhin einsetzen. Diese gewachsenen, häufig lokal betriebenen Systeme wollen wir mit neuen KI-Funktionen weiterentwickeln. KIAAN kann dabei helfen, zusätzliche Funktionen auf bestehende Anwendungen aufzusetzen.
easimo ist dagegen eine Cloud-Lösung auf aktuellem technischem Stand. Damit können auch Unternehmen, die noch ein lokal betriebenes System nutzen, aber den nächsten Schritt gehen wollen, in die Cloud wechseln. Andere können zunächst mit ihrem bestehenden System weiterarbeiten und trotzdem Zugang zu neuen Funktionen erhalten. So können wir unterschiedliche Innovationsphasen im Markt berücksichtigen.
Wohin entwickelt sich die Bedienung von Software?
Ich glaube, dass klassische Oberflächen, durch die sich Nutzerinnen und Nutzer erst orientieren müssen, an Bedeutung verlieren. Künftig wird die Bedienung stärker über Fragen und Antworten laufen. Man beschreibt, was man benötigt, und das System führt die passenden Schritte aus.
Ich habe mir selbst am Wochenende beispielsweise ein persönliches Finanzreporting mit KI erstellt. Dafür brauchte ich keine komplizierte Oberfläche. Ich konnte einfach beschreiben, was ich sehen wollte, und das System Schritt für Schritt anweisen, wo es die benötigten Informationen findet. Solche Erfahrungen zeigen, wie niedrig die Einstiegshürde künftig sein kann.
Was bedeutet das für Softwareanbieter in der Wohnungswirtschaft?
Wir denken stärker in Prozessen und weniger in einzelnen Produkten. Für Mitarbeitende zählt am Ende vor allem, ob ein Ablauf gut unterstützt wird. Dafür können mehrere Lösungen integriert zusammenspielen – etwa ein ERP-System, ein CRM oder Anwendungen für die Vermietung – inklusive KI. Entscheidend ist, dass der Gesamtprozess funktioniert.
Bildquelle: Aareon Group
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