In unserer Interview-Reihe „Im Fokus“ verraten Fachleute der Wohnungswirtschaft, was die Branche wirklich bewegt. In dieser Ausgabe spricht Franz-Josef Minch, verantwortlich für das Segment Immobilienverwaltungen bei der Aareon Deutschland GmbH, über den Stand der Integration, die Rolle von KI – und warum KIAAN zu einem digitalen Teammitglied werden kann.
Ein stark wachsendes Portfolio für Immobilienverwaltungen und eine klare Vision für den Einsatz von künstlicher Intelligenz: Aareon treibt die Integration und Weiterentwicklung mehrerer Verwalter-Softwarelösungen konsequent voran und stellt mit KIAAN einen weiteren KI-basierten digitalen Assistenten vor.
Herr Minch, Aareon hatte innerhalb eines Jahres drei Unternehmen übernommen. Wie läuft die Integration aus Ihrer Sicht?
Die Integration als abgeschlossen zu bezeichnen, wäre vermessen. Wir müssen grundsätzlich zwischen zwei Ebenen unterscheiden: der systemischen Integration und – noch wichtiger – der Integration der Mitarbeitenden. In beiden Bereichen haben wir viel erreicht.
Im Januar 2025 hatten wir alle Kolleginnen und Kollegen zu einem gemeinsamen Kick-off nach Mainz eingeladen – viele kannten sich zuvor nur aus dem Wettbewerb. Plötzlich standen sie als ein Teamim Raum. Das war ein sehr besonderer Moment. Schnell wurde deutlich: Wir verfolgen dieselben Ziele und arbeiten für dieselbe Vision. Diesen Zusammenhalt haben wir durch zahlreiche Team-Events weiter gestärkt. Heute bin ich sehr stolz darauf, wie eng wir zusammengewachsen sind.
Wie steht es um die technische Integration?
Stellen Sie sich drei Unternehmen vor, die jeweils eigene Prozesse und interne Systeme haben – ergänzt um die bestehenden Systeme von Aareon. Unser Ziel ist es, gemeinsame Standards und Schnittstellen zu etablieren. Dafür haben wir einen eigenen Bereich Post Merger Integration.
Wir haben intern die bei Aareon etablierten Standardsysteme eingeführt, etwa im Vertrieb Salesforce oder im Support Zendesk. Ziel war es, interne Abläufe zu harmonisieren und zugleich den Kundennutzen zu erhöhen – beispielsweise durch eine schnellere Bearbeitung von Anfragen. Diese Integrationsphase haben wir schneller abgeschlossen als bei früheren Akquisitionen, um die neuen Einheiten zügig zusammenzuführen.
Viele Verwalter fragen sich: Wird es künftig noch drei Systeme geben oder nur noch eines?
Ein einheitliches System wäre aus Prozesssicht sicher attraktiv – realistisch ist das aber nicht. Wir haben sehr viele Produktfans. Die bestehenden Produktlinien verfügen über umfangreiche, gewachsene Funktionalitäten, die von den Kundinnen und Kunden sehr geschätzt werden. Vergleichen wir diese mit dem Angebot von Start-ups, stellen wir fest, dass es manche dieser Funktionalitäten dort schlicht noch nicht gibt.
Deshalb ist unser Ansatz: Wir behalten die drei etablierten Systeme mit ihren jeweiligen Mehrwerten bei und integrieren künstliche Intelligenz in alle. So verbinden wir das Beste aus bewährten Lösungen und neuen Technologien.
Heute haben Sie „KIAAN“ vorgestellt. Wer ist das – und was soll er können?
KIAAN ist der „Bruder“ unserer virtuellen Assistenz AAVA. Beide sind KI-basierte Charaktere, vergleichbar mit bekannten Assistenten wie Siri oder Alexa. KIAAN ist unsere auf Immobilienverwaltungen zugeschnittene industriespezifische KI.
KIAAN unterstützt im Chat, ist mit den bestehenden ERP-Lösungen verbunden und perspektivisch auch sprachfähig. Damit wird erstmals eine echte dialogbasierte Interaktion mit dem System möglich. Wir sind überzeugt: Software der Zukunft wird weniger Knöpfe haben und sich zunehmend wie ein digitales Teammitglied anfühlen.
Was kann KIAAN konkret – und wie weit sind Sie?
Uns ging es zuerst vor allem darum, die Richtung aufzuzeigen, oder anders gesagt: das Reiseziel. Funktionen wie Rechnungsautomatisierung oder die Unterstützung bei der Nachbereitung von Eigentümerversammlungen werden schneller verfügbar sein als eine vollständig automatisierte Betriebskostenabrechnung.
Wir arbeiten parallel an allen Funktionalitäten. Wie bei einer großen Reise gilt aber auch hier: sie beginnt mit dem ersten Schritt.
Gibt es schon einen Zeitplan für die Einführung?
Die konzeptionelle Arbeit fand 2025 statt, die offizielle Ankündigung erfolgte dann auf unserer Kundenveranstaltung Aareon NEXT im Dezember. Seit Jahresbeginn befinden wir uns in der Pilotphase, in der wir gemeinsam mit Kundinnen und Kunden die Funktionalitäten testen und konkrete Bedarfe weiter schärfen – das sogenannte Controlled Release. Das Interesse unserer Kundinnen und Kunden sich hier mit einzubringen, war überwältigend groß und unterstreicht die Relevanz einer KI-Assistenz für Immobilienverwaltungen. Für diese Phase haben wir einen Zeitraum von rund sechs Monaten vorgesehen, ohne uns dabei allerdings unter Zeitdruck zu setzen, denn die Qualität steht für uns ganz klar im Fokus. Wir gehen erst dann live, wenn die Lösung unsere Kundinnen und Kunden wirklich überzeugt.
Wie binden Sie Kundinnen und Kunden in dieser Phase konkret ein?
Entscheidend ist für uns, mit realen Kundendaten zu testen und frühzeitig echtes Feedback einzubeziehen. Bereits bei der KI-Assistenz AAVA von Aareon haben wir mit diesem Ansatz sehr positive Erfahrungen gemacht und wertvolles Kundenfeedback gewonnen. An diese Erfahrungswerte aus der Wohnungswirtschaft knüpfen wir nun an. Perspektivisch wird KIAAN langwierige und repetitive Aufgaben übernehmen und so spürbar im Arbeitsalltag von Immobilienverwaltungen unterstützen.
Bildnachweis: Aareon
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